HOME > 日本手技療法協会のご案内 > 苦情処理規則
日本手技療法協会のご案内


苦情処理規則
本規則は、NPO法人日本手技療法協会(以下「本協会」という。)会員に対する苦情、問い合せ、質問(以下「苦情等」という。)に対し公平な立場から、個人情報の保護に関する法律(以下「保護法」という)に準拠し、苦情等の迅速で透明性の高い解決を図ることを目的とし制定する。

(苦情処理の目的)
第1条  苦情処理組織を設け、その苦情等の受付とその解決に向けた簡易で迅速な手続を定めることにより、本人の正当な利益の保護を図ること。
2  個別事案の処理を通して本協会における自己規律を高めるとともに、会員の個人情報保護への取組みを支援すること。

(苦情処理組織の内容)
第2条  苦情処理組織の名称は、個人情報保護推進センター(以下「推進センター」という。)と称し、所在地は本協会の中に置く。
2 対象事業者は、本協会の会員とする。

(推進センターの責務・業務)
第3条  推進センターは、苦情の申し出を誠実に受理し、公平で迅速かつ透明な解決を図るよう努めなければならない。
2  推進センターは、苦情処理記録の保存・苦情処理結果の公表・プライバシーへの配慮等に努め、再発防止のための取組みを行うよう努めなければならない。

(苦情処理結果の公表)
第4条  本協会は、苦情等の受付状況及び対応結果を記録し、3年間これを保存する。
2  本協会は、苦情等の受付状況及び対応結果に対する統計の概要を年一回本協会のホームページ上に公表する。
3  本人が特定される恐れがある内容については、本人及び申し出人の同意を得ずに公開することはない。

(人材育成)
第5条  本協会は、研修・苦情事例の研究その他の方法により、苦情処理を担当する職員の育成に努める。

(監査)
第6条  本協会は、認定個人情報保護団体としての適格性を確保するため、苦情処理業務が適切に実施されているか否か、監査を行うよう努める。監査責任者は推進センターに所属する職員以外の者が担当する。
2  監査は外部へ委託し、毎年度1回以上行う。
3  監査の結果は、「監査結果の報告書」に取りまとめ、理事長に報告する。
4  報告書には、担当部門と担当者氏名、監査における役割、人数、監査内容とその結果等を記載する。

(守秘義務)
第7条  推進センターの職員若しくは職員であった者は、正当な理由なく、職務に関して知り得た秘密を漏らしてはならない。
2  会員は、正当な理由なく、当該苦情処理に関して知り得た秘密を漏らしてはならない。

(会員の責務)
第8条  会員は、本協会から求められた苦情の解決に向けて、誠実かつ迅速に対応しなければならない。
2  会員は、本協会から事実関係の調査・確認や苦情に対する対応状況等について報告を求められたときは、これに協力しなければならない。
3  会員は、本協会からの資料提出の要請があったときは、これに協力しなければならない。ただし、正当な理由がある場合はこの限りではない。

(取り扱う苦情の範囲)
第9条  本協会は、本協会及び会員の個人情報の取扱いに関する苦情を取り扱う。
2  以下の場合には、苦情処理を行わない。
(1) 前項の個人情報の取扱いに関する苦情ではない場合。
(2) 具体的な案件につき、本人又はその代理関係以外の者からの申し出の場合。
(3) 被害についての損害賠償に関する内容である場合。
(4) 訴訟継続中又は訴訟終了後の場合(民事調停等を含む)。
(5) 明らかに不当な目的で苦情を申し出ている場合。
(6) 苦情処理手続きが終了したものについて繰り返し苦情の申出がなされる場合。

(受付窓口等の周知)
第10条  本協会における苦情受付窓口は本協会推進センターとする。
2  苦情を申し出る方法は、電話、ファックス、郵便文書及び電子メールとする。

(苦情受付及び受付時の対応)
第11条  苦情の受付時に、今後の苦情処理プロセスについて説明する。
2  受け付けた苦情が、取り扱う苦情の範囲に該当するかどうかを判別し、該当しない場合には、速やかにその旨を回答し、他の適切な機関を紹介するよう努める。

(会員の協力 保護法第42条関連)
第12条  苦情の対象となる会員に対して苦情内容を通知し、当該苦情内容について必要な調査を行わせ、その結果の報告を求めると同時に解決案の提示を求める。ただし、苦情申し出人が当該会員及び関係者への通知を希望しない場合は、この限りではない
2  本協会は、当該会員が提出した調査結果及び解決案の内容が不十分であると認められるときは、不十分な点を明示して、再度調査のうえ結果の報告を求め、又は解決案の再提出を求めることができる。
3  苦情の対象となる会員は正当な理由がある場合を除き、苦情処理のための協力要請に応じなければならない。
4  苦情の対象となる会員が本協会からの求めを正当な理由がなく拒んだ場合に、本協会が対象会員に対して勧告その他の措置を行うものとする。

(勧告等)
第13条  本協会は、会員が個人情報処理指針の定めに反する行為その他問題となる行為を行ったことが判明した場合には、必要な措置を講ずるべき旨の勧告その他の措置を行う。
2  本協会は、当該会員に対し、当該勧告に係る事情の説明を行い、事前に自らの正当性を主張できる機会を与える。
3  本協会は、会員が当該勧告に従わない場合は、会員資格を抹消することがある。

(申出人への回答)
第14条  推進センターは、申出人に対して、解決のための方向性を提示して、その意向を確認する。
2  最終的に申出人の合意が得られない場合は、他の苦情対応機関を紹介するなど、その後の手続きについて説明するよう努める。

(その他)
第15条  本規則に定めのない事項は本協会の理事会においてこれを定める。
2  運用面に係る事項や申出書・報告書等の様式、実務マニュアル等については必要に応じてこれを定める。

(付則)
第16条  この規則は認定個人情報保護団体の認定を受けた日より実施する。


問い合わせ先
〒101-8691 東京神田郵便局 私書箱53号
NPO法人 日本手技療法協会
TEL:03-5296-9055 FAX.:03-5296-9056
お問合せフォームはこちら